Accions

Sondeig de planificació amb MS Outlook: diferència entre les revisions

De Recursos docents

Cap resum de modificació
Cap resum de modificació
Línia 9: Línia 9:
=== Com es configura ===
=== Com es configura ===


Tant si fem servir el correu electrònic en línia com en local, cal situar-nos en el calendari. (En aquesta página veurem la versió en línia)
Tant si fem servir el correu electrònic en línia com en local. En aquesta página veurem com fer-ho amb la versió en línia.
 
Cal situar-nos en el calendari.
   
   
  [[Fitxer:Calendari.png|center|miniatura]]
  [[Fitxer:Calendari.png|center|miniatura]]
Línia 18: Línia 20:
[[Fitxer:Clipchamp.png|cap|miniatura|533x533px]]
[[Fitxer:Clipchamp.png|cap|miniatura|533x533px]]


En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1) Si la reunió es via MS Teams (2) les persones convidades (3) data de la reunió i la seva durada (4) Si volem que sigui periódica (5) si la reunió es presencial o no (6) Si es per Zoom (7) i finalment el sondeig de planificació (8)
En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).
[[Fitxer:Imatge prova outlook.png|cap|miniatura|669x669px]]
[[Fitxer:Imatge prova outlook.png|cap|miniatura|669x669px]]


Línia 26: Línia 28:




Això ens permet seleccionar de la llista de les propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Alerta! Si tenim activat el selector Hores de reunions, només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.
Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzadors podrem seleccionar d'aquesta llista les propostes a enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.


[[Fitxer:2024-11-15 10 43 08-Clipboard.png|cap|miniatura|420x420px]]
[[Fitxer:2024-11-15 10 43 08-Clipboard.png|cap|miniatura|420x420px]]
Línia 41: Línia 43:
Per acabar, cliquem el botó "Següent".
Per acabar, cliquem el botó "Següent".


Ara se'ns obre una vista prèvia amb el dia que hem escollit, el dia, i si és per MS Teams o no.[[Fitxer:Image hores.png|cap|miniatura]]   
Se'ns obre una vista prèvia amb el dia que hem escollit, l'hora, i si és per MS Teams o no.[[Fitxer:Image hores.png|cap|miniatura]]   






Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem configurar: "Planifica quan els assistents arriben a un consens" (1) "Mantén les hores seleccionades al meu calendari" (2) "Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta" (3)" Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" (4) "Bloqueja 'enquesta per als assistents" (5).
Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem: "Planifica quan els assistents arriben a un consens" (1) "Mantén les hores seleccionades al meu calendari" (2) "Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta" (3)" Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" (4) "Bloqueja 'enquesta per als assistents" (5).


[[Fitxer:2024-11-18 09 29 10-Clipboard d.png|cap|miniatura]]
[[Fitxer:2024-11-18 09 29 10-Clipboard d.png|cap|miniatura]]


Seguidament hem de fer clic a "Crea una enquesta"   
Seguidament hem de fer clic a "Crea una enquesta".    


S'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar al participant/participants. També, podem afegir una imatge o qualsevol arxiu que nosaltres vulguem.  Seguidament seleccionem el botó "enviar".
S'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar al participant/participants. També, podem afegir una imatge o qualsevol arxiu que nosaltres vulguem.  Seguidament seleccionem el botó "Enviar".


[[Fitxer:2024-11-12 13 09 23-Clipboard.png|cap|miniatura|475x475px]]
[[Fitxer:2024-11-12 13 09 23-Clipboard.png|cap|miniatura|475x475px]]


Un cop enviat el sondeig de planificació al correu electrònic seleccionat, el participant ha de votar entre les opcions a escollir.
Un cop enviat el sondeig de planificació al correu electrònic seleccionat, el participant rebrà un correu i ha de seleccionar "Vota".[[Fitxer:2024-11-18 10 06 33-Clipboard.png|cap|miniatura|499x499px]]


Aquest és el correu que rep la persona que ha de contestar l'enquesta, ha de seleccionar el botó "Vota".[[Fitxer:2024-11-18 10 06 33-Clipboard.png|cap|miniatura|499x499px]]




 
A continuació el participant ha d'escollir quan prefereix la reunió. Per acabar, cal que seleccioni l'opció "vota"
S'obre una pestanya amb les diferents respostes, on el participant ha d'escollir quan prefereix la reunió. Per acabar, cal que seleccioni l'opció "vota"




Línia 69: Línia 69:




Quan hem votat, se'ns obre una pestanya confirmant que els nostres vots s'han desat correctament
Quan ha votat, s'obre una pestanya confirmant que els vots s'han desat correctament.


[[Fitxer:2024-11-21 11 59 13-Clipboard.png|cap|miniatura|372x372px]]
[[Fitxer:2024-11-21 11 59 13-Clipboard.png|cap|miniatura|372x372px]]


Alerta! Si a l'apartat de "Configuració de l'enquesta" està marcada l'opció "Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" a l'hora de votar demana un codi, que  arriba directament al nostre correu.
Alerta! Si a l'apartat de "Configuració de l'enquesta" està marcada l'opció "Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" a l'hora de votar demana un codi, que  arriba directament al correu.


L'organitzador rep aquest correu, on  avisa que una persona ha votat i el que, a més de la possibilitat de veure l'enquesta d'una forma més detallada.
L'organitzador rep un correu, on  avisa que una persona ha votat pot consultar la resposta d'una forma més detallada.


[[Fitxer:Votació ddd.png|cap|miniatura|389x389px]]
[[Fitxer:Votació ddd.png|cap|miniatura|389x389px]]
Línia 83: Línia 83:


[[Fitxer:Consens!!.png|cap|miniatura|420x420px]]
[[Fitxer:Consens!!.png|cap|miniatura|420x420px]]
QUÈ PASSA UNA VEGADA S'HA ENVIAT? COM HO VEUEN ELS QUE L'HAN REBUDA? I L'ORGANITZADOR?
COM ES CONFIRMA LA CITA?


=== Altres informacions i ajudes d'interès ===
=== Altres informacions i ajudes d'interès ===
[https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-sondeo-de-programación-34176e59-c87a-4a19-85a4-bb35050ace02 MS Outlook  té un tutorial on expliquen d'una manera molt senzilla com crear un sondeig]
MS Outlook  té un tutorial on expliquen d'una manera molt senzilla [https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-sondeo-de-programaci%C3%B3n-34176e59-c87a-4a19-85a4-bb35050ace02 com crear un sondeig]

Revisió del 09:27, 26 nov 2024

Què és

Image b.png

Quan hem d'organitzar una reunió, un dels reptes és acordar el dia i hora més adequat per a tots els assistents.

El sondeig de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.

Cal tenir en compte que per a que funcioni correctament, cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari.

Com es configura

Tant si fem servir el correu electrònic en línia com en local. En aquesta página veurem com fer-ho amb la versió en línia.

Cal situar-nos en el calendari.

Calendari.png


Creem un "esdeveniment nou".

Clipchamp.png

En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).

Imatge prova outlook.png


En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).

2024-11-15 12 09 00-Clipboard.png


Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzadors podrem seleccionar d'aquesta llista les propostes a enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.

2024-11-15 10 43 08-Clipboard.png

En aquesta llista podrem veure si les persones convidades estan disponibles (en verd) o no (en vermell). En aquest cas, la persona convidada està disponible a l'hora proposada, així que ens surt en verd.

2024-11-20 12 50 22-Clipboard.png

En canvi, en aquesta imatge, veiem com l'alta persona no està disponible, així que hem de canviar de dia.

2024-11-20 12 52 19-Clipboard.png


Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i les marquem per afegir-les al sondeig.

Per acabar, cliquem el botó "Següent".

Se'ns obre una vista prèvia amb el dia que hem escollit, l'hora, i si és per MS Teams o no.

Image hores.png


Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem: "Planifica quan els assistents arriben a un consens" (1) "Mantén les hores seleccionades al meu calendari" (2) "Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta" (3)" Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" (4) "Bloqueja 'enquesta per als assistents" (5).

2024-11-18 09 29 10-Clipboard d.png

Seguidament hem de fer clic a "Crea una enquesta".

S'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar al participant/participants. També, podem afegir una imatge o qualsevol arxiu que nosaltres vulguem. Seguidament seleccionem el botó "Enviar".

2024-11-12 13 09 23-Clipboard.png

Un cop enviat el sondeig de planificació al correu electrònic seleccionat, el participant rebrà un correu i ha de seleccionar "Vota".

2024-11-18 10 06 33-Clipboard.png


A continuació el participant ha d'escollir quan prefereix la reunió. Per acabar, cal que seleccioni l'opció "vota"


2024-11-21 11 57 29-Clipboard.png


Quan ha votat, s'obre una pestanya confirmant que els vots s'han desat correctament.

2024-11-21 11 59 13-Clipboard.png

Alerta! Si a l'apartat de "Configuració de l'enquesta" està marcada l'opció "Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" a l'hora de votar demana un codi, que arriba directament al correu.

L'organitzador rep un correu, on avisa que una persona ha votat pot consultar la resposta d'una forma més detallada.

Votació ddd.png


Quan finalment s'ha arribat a un consens, l'organitzador rep automàticament un correu electrònic avisant que s'ha planificat una reunió i que s'ha avisat als participants.

Consens!!.png

Altres informacions i ajudes d'interès

MS Outlook té un tutorial on expliquen d'una manera molt senzilla com crear un sondeig