Les reunions d'MS Teams

Consideracions inicials

Les reunions de MS Teams són trobades síncrones en línia amb gent que es connecta des de diferents llocs i que inclouen l'ús compartit de pantalla, àudio i vídeo. Es poden unir fins a 1.000 participants a una reunió de MS Teams i interactuar a través del xat, àudio i vídeo. És important que els organitzadors, coorganitzadors i, en cas de ser possible també els presentadors, utilitzin l'aplicació d'escriptori de MS Teams (instal·lar l’aplicació) a l'ordinador ja que el funcionament és millor.

Consideracions inicials:

• Si convoquem una reunió amb membres de la nostra organització, els trobarem amb la mateixa facilitat que quan convoquem reunions presencials, perquè formen part del nostre directori.
• No cal ser membres de la mateixa organització (ni tan sols tenir un compte de MS Teams) per participar en una reunió:
  • es pot facilitat l'enllaç de la reunió una vegada creada, o
  • es pot afegir com a assistents a una reunió a partir del seu correu electrònic: d'aquesta manera els convidats rebran un correu amb la invitació.
• Per unir-se a una reunió només cal clicar l'enllaç que ens han enviat o el que trobarem a la invitació rebuda "Feu clic aquí per unir-vos a la reunió". Un cop fet s'obrirà una finestra nova on es pot triar entre unir-se a MS Teams des de la web o descarregar l'aplicació d'escriptori.
• Si ja es disposa de l'aplicació d'escriptori la reunió s'obrirà automàticament quan cliquem l'enllaç corresponent.
• Consulteu els rols en una reunió de MS Teams (Microsoft)

Programar una reunió

Programem la reunió des del calendari de MS Teams de l'aplicació d'escriptori i seleccionar Reunió nova de la part superior dreta de la pantalla. S'obrirà una finestra nova on especificar els detalls de la reunió i les opcions de configuració de la reunió.

S'obra una finestra nova on podrem configurar els detalls de la reunió.

1. Per crear una reunió nova caldrà que especifiquem el títol de la reunió.
2. Podem afegir es pot afegir els assistents a una reunió a partir del seu correu electrònic: d'aquesta manera els convidats rebran un correu amb la invitació. Aquest punt és imprescindible si no assistim nosaltres a la reunió, ja que en les opcions de configuració podrem determinar que els assistents obligatoris siguin coorganitzadors i per tan puguin iniciar la reunió sense que nosaltres hi siguem presents. Els coorganitzadors han de ser membres de l'organització (@uvic.cat o @umedicina.cat), en cas de ser membres externs a l'organització caldrà que hi hagi una persona de la institució per iniciar la reunió i modificar-los el rol dins la reunió perquè puguin ser moderadors i puguin compartir pantalla, o programar la reunió sense sala d'espera i que tothom pugui presentar (no és l'opció recomanada).
3. Especifiquem el dia i hora de la reunió. En cas de voler un enllaç únic per a totes les sessions de videonconferència, podem posar el primer dia de la reunió i la podrem iniciar amb independència del dia i hora especificats.
4. En cas de reunió recurrents especifiquem la recurrència.
5. Podem vincular una reunió a un canal d'un equip de MS Teams que tinguem creat.

A la pesanya del costat de Detalles hi ha la pestanya de Asistente para programación. Un cop haguem afegit els assistents, podem utilitzar l'auxiliar de planificació per veure les zones horàries, les programacions i la disponibilitat dels assistents durant els diferents intervals horaris. Les àrees ombrejades ens mostren quan els assistents estan ocupats o tenen reunions provisionals. Les àrees en blanc mostren quan els assistents estan lliures. El calendari de MS Teams i el calendari de MS Outlook estan sincronitzats, això ens funcionarà si els assistents tenen el calendari actualitzat.

A la banda dreta de la configuració de la reunió trobem les opcions de configuració, és important que ho revisem amb detall ja que és on podrem definir qui es pot saltar la sala d'espera, qui afegim com a coorganitzadors i qui pot presentar, entre d'altres.

Un cop revisat, guardem per enviar les invitacions i generar l'enllaç de la reunió.