Protocol d'actes amb component en línia

En aquest protocol hem volgut informar la comunitat universitària del context general de l’organització d'actes amb component en línia, el detalls que cal tenir en compte i el tipus de suport existent. Parlem d’actes de recerca, de docència, de societat,... No hi ha límit però si que cal tenir en compte que cada activitat ha de disposar d'un comitè organitzador identificat (1 - 5 persones) que es responsabilitzi de la seva gestió integral.

La UVic-UCC té llicència per utilitzar el complement de Zoom Webinar per a fins a 500 participants per organitzar esdeveniments institucionals en format de taula rodona. Zoom Webinar permet obrir actes grans a persones assistents que no tenen identificació, amb possibilitat d’inscripció prèvia i seguiment de participació.

Consulta la comparació (en castellà) entre meetings i webinars de Zoom.

Si t’interessa utilitzar aquest complement, sol·licita-ho a https://bit.ly/uduteurespon. La UDUTE us pot donar assessorament i formació al llarg de tot el procés.

Escenaris i plantejaments recomanats

Activitat d'un col·lectiu acadèmic ja definit (p.e. titulació, centre docent, assignatura)

• Si ja hi ha aula Moodle d'aquest col·lectiu, es pot organitzar de forma autònoma en aquell espai.
• Alerta. Si hi haurà participació d'alguna persona externa ja identificada, p.e. un ponent, cal definir una reunió Zoom sense autenticació UVic/UMedicina i enviar l'enllaç a la persona interessada.
• Tipus de gestió: Autònom

Activitat d'un col·lectiu emergent UVic (p.e. voluntariat, rugbi, castells)

• Convé definir aquest col·lectiu i establir una aula Moodle Ubiqua / Grup de treball per atendre les seves necessitats.
• Tipus de gestió: Autònom

Activitat oberta

• Una activitat oberta és una activitat amb participació (de públic) de persones que no tenen perfil ni @uvic.cat ni @umedicina.cat
• Generalment, les activitats obertes seran en format Webinar però si es fa en format Meeting serà important disposar d'un amfitrió format per controlar micros, etc. La UVic disposa d’una llicència Zoom Webinar de fins a 1000 participants. Es facilitaran les dades d’accés a l’equip intern per a la programació de la sessió.
• Cal fer un procés d'inscripció a Zoom, per evitar el trolling i poder fer un seguiment adequat.
• És una sessió aïllada amb horari específic, p.e. una xerrada.
• Tipus de gestió: Comitè organitzador per a la programació de la sessió de Zoom (i per a la gestió de l’acte si s’escau: PAS, PDI hàbil). Alternativament, amb tècnic extern (només per a la gestió durant la sessió i la corresponent sessió de prova).

Activitat amb inscripció pagada

Cal fer un procés d'inscripció a Zoom, per evitar el trolling i poder fer un seguiment adequat.

• Si la inscripció és de pagament caldrà carregar els inscrits a la plataforma Zoom amb el següent format: Fitxer csv (correu electrònic,nom,cognom). Per descarregar-te la plantilla consulta l’ajuda de Zoom. Es recomana que en la pàgina d’inscripció s’informi que un cop formalitzada/pagada la inscripció rebran un correu electrònic automàtic de Zoom amb l'enllaç per accedir-hi.
• Recomanem que aquestes activitats siguin en format webinar (el format meeting no permet importar un fitxer amb els inscrits). La UVic disposa d’una llicència Zoom Webinar de fins a 1000 participants. Es facilitaran les dades d’accés a l’equip intern per a la programació de la sessió.
• Seguir les recomanacions d’Activitat oberta o Activitat complexa, segons correspongui.

Activitat complexa (amb diverses sessions concurrents o seqüencials)

• Convé disposar d'un equip de suport format. Helpdesk. (PAS, PDI hàbil)
• Tipus de gestió: Comitè organitzador per a la programació de la sessió de Zoom (i per a la gestió de l’acte si s’escau: PAS, PDI hàbil). Alternativament, amb tècnic extern (només per a la gestió durant la sessió).

Activitat híbrida amb participació externa (amb un grup focal presencial i participació en línia a la vegada)

• Cal fer un procés d'inscripció a Zoom, per evitar el trolling i poder fer un seguiment adequat.
• Seguir les recomanacions d’Activitat oberta o Activitat complexa segons correspongui.
• Tipus de gestió: Comitè organitzador per a la programació de la sessió de Zoom (i per a la gestió de l’acte si s’escau: PAS, PDI hàbil). Per a la gestió de l’activitat convé contractar un tècnic extern.

Llista de control

Abans de l'activitat

Decisions prèvies

• Identificar si es vol utilitzar el Zoom Meeting o el Zoom Webinar: consulta la comparativa de Zoom per veure les diferents funcionalitats
• Esquema detallat de l'activitat (guió de l’acte)
• Identificació de l'equip gestor

Logística

• Helpdesk
• Altres espais online? (Moodle)
• Reserva i preparació d'entorn físic (Espais UVic). Horari i disponibilitat
• Programació de la sessió Zoom: amb o sense inscripció
• Diapositives, caretes, logos
• Control d'àudio, vídeo, escenografia
• Gestió dels drets d'imatge, permís per a la gravació de la sessió
• Proves tècniques i assaig de l'activitat. Alerta! En tots els casos, si és la primera vegada, cal fer les proves prèvies oportunes.

Difusió i inscripció

• Publicitat
• Xarxes socials
• Blog / Pàgina web
• Twitter (hashtag)
• Formulari d'inscripció
• Entitats col·laboradores / de suport

Serveis i suport

• Tècnic extern: Formulari de reserva de tècnic extern: Es pot contractar un tècnic extern de suport durant el desenvolupament de l’activitat i sessions de prova prèvies. Per reservar aquest servei cal omplir el següent formulari i indicar el centre de cost i activitat on anirà imputada la despesa.
• UDUTE: Per assessorament podeu contactar amb la UDUTE a través de l’URespon: Enllaç: http://bit.ly/uduteurespon
• UMedia: Per ajuda de logtips, caretes i edició de la gravació (si s’escau) contactar amb UMedia

Durant l'activitat

• Gestió de streaming
• Gestió de la gravació
• Gestió de la sessió (amfitrió)
• Helpdesk: canal alternatiu d’atenció als participants en cas d’incidències o dubtes (p.e correu electrònic, telèfon, sessió de Zoom en paral.lel)

Després de l'activitat

• Gestió dels certificats d’assistència, participació...

• Missatges de seguiment dels assistents i no assistents (configurable amb el Zoom Webinar)

• Edició i difusió de la gravació

Documents de suport

Consulta la pàgina Zoom del wiki UVic de Recursos docents per consultar els documents de suport d'abans, durant i després de l'activitat.