Protocol d'actes amb component en línia

En aquest protocol hem volgut informar la comunitat universitària del context general de l’organització d'aquest tipus d’activitat, el detalls que cal tenir en compte i el tipus de suport existent.

Parlem d’actes de recerca, de docència, de societat,... No hi ha límit.

• Cada activitat ha de disposar d'un comitè organitzador identificat (1 - 5 persones).

• La UDUTE pot donar assessorament i formació al llarg de tot el procés.

L’organització d'actes amb component en línia és tot un repte. Per assegurar el bon funcionament de les activitats, cal comptar amb un comitè organitzador (1 – 5 persones) que es responsabilitzi de la seva gestió integral.

Escenaris i plantejaments recomanats

1. Activitat d'un col·lectiu acadèmic ja definit (p.e. titulació, centre docent, assignatura):

• Si ja hi ha aula Moodle d'aquest col·lectiu, es pot organitzar de forma autònoma en aquell espai.

• Alerta. Si hi haurà participació d'alguna persona externa ja identificada, p.e. un ponent, cal definir una reunió Zoom sense autenticació UVic/UMedicina i enviar l'enllaç a la persona interessada.

• Tipus de gestió: Autònom

2. Activitat d'un col·lectiu emergent UVic (p.e. voluntariat, rugbi, castells):

• Convé definir aquest col·lectiu i establir una aula Moodle Ubiqua / Grup de treball per atendre les seves necessitats.

• Tipus de gestió: Autònom

3. Activitat oberta:

• Una activitat oberta és una activitat amb participació (de públic) de persones que no tenen perfil ni @uvic.cat ni @umedicina.cat

• Generalment, les activitats obertes seran en format Webinar però si es fa en format Meeting serà important disposar d'un amfitrió format per controlar micros, etc. La UVic disposa d’una llicència Zoom Webinar de fins a 1000 participants. Es facilitaran les dades d’accés a l’equip intern per a la programació de la sessió.

• Cal fer un procés d'inscripció a Zoom, per evitar el trolling i poder fer un seguiment adequat.

• És una sessió aïllada amb horari específic, p.e. una xerrada.

• Tipus de gestió: Comitè organitzador per a la programació de la sessió de Zoom (i per a la gestió de l’acte si s’escau: PAS, PDI hàbil). Alternativament, amb tècnic extern (només per a la gestió durant la sessió i la corresponent sessió de prova).

2

4. Activitat amb inscripció pagada:

• Cal fer un procés d'inscripció a Zoom, per evitar el trolling i poder fer un seguiment adequat.

• Si la inscripció és de pagament caldrà carregar els inscrits a la plataforma Zoom amb el següent format: Fitxer csv (correu electrònic,nom,cognom). Per descarregar-te la plantilla consulta l’ajuda de Zoom. Es recomana que en la pàgina d’inscripció s’informi que un cop formalitzada/pagada la inscripció rebran un correu electrònic automàtic de Zoom amb l'enllaç per accedir-hi.

• Recomanem que aquestes activitats siguin en format webinar (el format meeting no permet importar un fitxer amb els inscrits). La UVic disposa d’una llicència Zoom Webinar de fins a 1000 participants. Es facilitaran les dades d’accés a l’equip intern per a la programació de la sessió.

• Seguir les recomanacions d’Activitat oberta o Activitat complexa, segons correspongui.

5. Activitat complexa (amb diverses sessions concurrents o seqüencials):

• Convé disposar d'un equip de suport format. Helpdesk. (PAS, PDI hàbil)

• Tipus de gestió: Comitè organitzador per a la programació de la sessió de Zoom (i per a la gestió de l’acte si s’escau: PAS, PDI hàbil). Alternativament, amb tècnic extern (només per a la gestió durant la sessió).

6. Activitat híbrida amb participació externa (amb un grup focal presencial i participació en línia a la vegada):

• Cal fer un procés d'inscripció a Zoom, per evitar el trolling i poder fer un seguiment adequat.

• Seguir les recomanacions d’Activitat oberta o Activitat complexa segons correspongui.

• Tipus de gestió: Comitè organitzador per a la programació de la sessió de Zoom (i per a la gestió de l’acte si s’escau: PAS, PDI hàbil). Per a la gestió de l’activitat convé contractar un tècnic extern.

3

Llista de control

Abans de l'activitat

Decisions prèvies

• Identificar si es vol utilitzar el Zoom Meeting o el Zoom Webinar: consulta la comparativa de Zoom per veure les diferents funcionalitats

• Esquema detallat de l'activitat (guió de l’acte)

• Identificació de l'equip gestor

Logística

• Helpdesk

• Altres espais online? (Moodle)

• Reserva i preparació d'entorn físic (Espais UVic). Horari i disponibilitat

• Programació de la sessió Zoom: amb o sense inscripció

• Diapositives, caretes, logos

• Control d'àudio, vídeo, escenografia

• Gestió dels drets d'imatge, permís per a la gravació de la sessió

• Proves tècniques i assaig de l'activitat. Alerta! En tots els casos, si és la primera vegada, cal fer les proves prèvies oportunes.

Difusió i inscripció

• Publicitat

• Xarxes socials

• Blog / Pàgina web

• Twitter (hashtag)

• Formulari d'inscripció

• Entitats col·laboradores / de suport

Serveis i suport

• Tècnic extern: Formulari de reserva de tècnic extern: Es pot contractar un tècnic extern de suport durant el desenvolupament de l’activitat i sessions de prova prèvies. Per reservar aquest servei cal omplir el següent formulari i indicar el centre de cost i activitat on anirà imputada la despesa.

• UDUTE: Per assessorament podeu contactar amb la UDUTE a través de l’URespon: Enllaç: http://bit.ly/uduteurespon

• UMedia: Per ajuda de logtips, caretes i edició de la gravació (si s’escau) contactar amb UMedia

4

Documents de suport

• L’activitat Zoom a Moodle: Un cop activat el compte d’usuari UVic al compte corporatiu de la UVic a Zoom ja podem accedir a l’aula virtual i crear l’activitat que ens permetrà gestionar directament les sessions de Zoom.

• Com programar una reunió de Zoom Meeting: Si no programem la sessió des de l'aula Moodle, us expliquem el procés de com programar una reunió. Algunes opcions no coincideixen, des del compte de Zoom hi ha més control d’algunes configuracions.

• Com programar una sessió de Zoom Webinar: Zoom Webinar és un complement (de pagament mensual) que permet organitzar actes grans sense contacte directe entre el públic assistent i es fa servir per a actes públics de dinàmica semblant a una taula rodona. L’estructura del seminari és més jeràrquica i permet un major control de la sessió per part de l’amfitrió.

5

Durant l'activitat

• Gestió de streaming

• Gestió de la gravació

• Gestió de la sessió (amfitrió)

• Helpdesk: canal alternatiu d’atenció als participants en cas d’incidències o dubtes (p.e correu electrònic, telèfon, sessió de Zoom en paral.lel)

Documents de suport

• Eines i recursos de Zoom Meeting: Un cop programada la reunió amb la llicència Zoom Meeting (que és la que té el professorat de la UVic-UCC), ja podrem iniciar la sessió des del nostre compte de Zoom. Descobreix les eines i recursos de què disposes.

• Fer votacions amb Zoom: Mentre s’està fent una videconferència amb Zoom es poden llançar fins a 25 enquestes/votacions. T'expliquem com fer-ho.

• Eines i recursos de Zoom Webinar: Un cop programada la reunió amb la llicència Zoom Webinar ja podrem iniciar la sessió. Descobreix les eines i recursos de què disposes.

• Enregistrament de vídeos a casa: Escenografia i recursos. Per una òptima posada en escena, i especialment si gravem la sessió, cal vetllar per les condicions de la comunicació (escenografia: la disposició dels elements, el vestuari, la il·luminació, etc.)

6

Després de l'activitat

• Gestió dels certificats d’assistència, participació...

• Missatges de seguiment dels assistents i no assistents (configurable amb el Zoom Webinar)

• Edició i difusió de la gravació

Documents de suport

• Informes d’una videoconferència amb Zoom: Quan hem acabat una videconferència amb Zoom, podem obtenir diferents informes/registres d’aquesta. Podem treure informes d'assistència, resultats de les enquestes fetes durant la sessió, obtenir l'enregistrament i el xat fet en local o al núvol.

• Retallar un vídeo amb Avidemux: Quan enregistrem un sessió, és molt probable que vulguem retallar el principi i final, per deixar-lo més polit. Avidemux és un programa lliure d’edició de vídeo disponible al Campus Virtual UVic. Ens permet retallar un vídeo de manera molt senzilla.

• Edició de vídeos – OpenShot Video Editor: Quan enregistrem vídeos docents sovint hem de fer una petita edició posterior: retallar el vídeo o posar-hi una careta, per exemple. En aquest article expliquem, a partir de videotutorials, com realitzar una edició de vídeo bàsica.