Sondeig de planificació amb MS Outlook

Què és

Quan hem d'organitzar una reunió, un dels reptes és acordar el dia i hora més adequat per a tots els assistents.

El sondeig de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.

Cal tenir en compte que per a que funcioni correctament, cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari.

Com es configura

Tant si fem servir el correu electrònic en línia com en local. En aquesta página veurem com fer-ho amb la versió en línia.

Cal situar-nos en el calendari.

Creem un "esdeveniment nou".

En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).

En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).

Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzadors podrem seleccionar d'aquesta llista les propostes a enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.

En aquesta llista podrem veure si les persones convidades estan disponibles (en verd) o no (en vermell). En aquest cas, la persona convidada està disponible a l'hora proposada, així que ens surt en verd.

En canvi, en aquesta imatge, veiem com l'alta persona no està disponible, així que hem de canviar de dia.

Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i les marquem per afegir-les al sondeig.

Per acabar, cliquem el botó "Següent".

Se'ns obre una vista prèvia amb el dia que hem escollit, l'hora, i si és per MS Teams o no.

Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem: "Planifica quan els assistents arriben a un consens" (1) "Mantén les hores seleccionades al meu calendari" (2) "Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta" (3)" Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" (4) "Bloqueja 'enquesta per als assistents" (5).

Seguidament hem de fer clic a "Crea una enquesta".

S'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar al participant/participants. També, podem afegir una imatge o qualsevol arxiu que nosaltres vulguem. Seguidament seleccionem el botó "Enviar".

Un cop enviat el sondeig de planificació al correu electrònic seleccionat, el participant rebrà un correu i ha de seleccionar "Vota".

A continuació el participant ha d'escollir quan prefereix la reunió. Per acabar, cal que seleccioni l'opció "vota"

Quan ha votat, s'obre una pestanya confirmant que els vots s'han desat correctament.

Alerta! Si a l'apartat de "Configuració de l'enquesta" està marcada l'opció "Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat" a l'hora de votar demana un codi, que arriba directament al correu.

L'organitzador rep un correu, on avisa que una persona ha votat pot consultar la resposta d'una forma més detallada.

Quan finalment s'ha arribat a un consens, l'organitzador rep automàticament un correu electrònic avisant que s'ha planificat una reunió i que s'ha avisat als participants.

Altres informacions i ajudes d'interès

MS Outlook té un tutorial on expliquen d'una manera molt senzilla com crear un sondeig