Sondeig de planificació amb MS Outlook: diferència entre les revisions

Revisió de 18:52, 17 des 2024

Què és

Quan hem d'organitzar una reunió, un dels reptes és acordar el dia i hora més adequat per a tots els assistents.

El sondeig de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.

Perquè funcioni correctament, cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari. Si és així, el procés de conciliació d'agendes es pot optimitzar. Si no és així, pot ser igualment útil fer servir una eina menys integrada i més senzilla, com és Framadate. No es recomana fer servir el programa comercial Doodle (per la publicitat incorporada i el risc de fuita de dades personals).

Com es configura

Podem fer servir Outlook d'escriptori la versió web. En aquesta pàgina veurem com fer-ho amb la versió web.

Cal situar-nos en el calendari.

Creem un "esdeveniment nou".

En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).

En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).

Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzador podem seleccionar d'aquesta llista les propostes per enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.

En aquesta llista podrem veure si les persones convidades estan disponibles (en verd) o no (en vermell). En aquest cas, la persona convidada està disponible a l'hora proposada, així que ens surt en verd.

En canvi, en aquesta imatge, veiem com la persona no està disponible, així que haurem de canviar de dia.

Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i marquem-ho per afegir noves opcions al sondeig.

Mitjançant el botó "Següent" se'ns obre una vista prèvia amb el dia, les hores, i si és per MS Teams o no.

Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem triar diverses opcions:

Planifica quan els assistents arriben a un consens
Mantén les hores seleccionades al meu calendari
Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta
Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat Amb aquesta opció, a l'hora de votar, cal fer servir un codi que s'envia al correu.
Bloqueja l'enquesta per als assistents

Mitjançant el botó "Crea una enquesta" s'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar als participants. Podem afegir una imatge o arxiu, que nosaltres vulguem. Seguidament seleccionem el botó "Envia".

Un cop enviat el sondeig de planificació, els participants podran triar "Vota".

Cal emplenar les preferències i "Vota".

L'organitzador rep un correu, on pot consultar les respostes ja enviades.

Quan finalment s'ha arribat a un consens, l'organitzador rep automàticament un correu electrònic avisant que s'ha planificat una reunió i que s'ha avisat als participants.

Altres informacions i ajudes d'interès

Microsoft ens ofereix un tutorial sobre com crear un sondeig (en espanyol, amb captures de pantalla en anglès).

@@ Línia 1: / Línia 1: @@
+{{Template:O365}}
 === Què és ===
 [[Fitxer:Image b.png|esquerra|97x97px]]
@@ Línia 5: / Línia 6: @@
 El sondeig  de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.
-Cal tenir en compte que per a que funcioni correctament cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari.
+Perquè funcioni correctament, cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari. Si és així, el procés de conciliació d'agendes es pot optimitzar. Si no és així, pot ser igualment útil fer servir una eina menys integrada i més senzilla, com és [[Framadate]]. No es recomana fer servir el programa comercial Doodle (per la publicitat incorporada i el risc de fuita de dades personals).
 === Com es configura ===
-Tant si fem servir el correu electrònic en línia com en local, cal situar-nos en el calendari.[[Fitxer:2024-11-12 11 57 53-Clipboard.png|cap|miniatura]]
+Podem fer servir Outlook d'escriptori  la versió web. En aquesta pàgina veurem com fer-ho amb la versió web.
+Cal situar-nos en el calendari.
+ [[Fitxer:Calendari.png|center|miniatura]]
 Creem un "esdeveniment nou".
 [[Fitxer:Clipchamp.png|cap|miniatura|533x533px]]
-En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar la durada (1), convidar als participants (2), indicar una repetició (3), si la reunió serà en línia (4) i també fer un sondeig de planificació (5).
+En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).
-[[Fitxer:2024-11-15 10 34 01-Clipboard.png|cap|miniatura|629x629px]]
+[[Fitxer:Imatge prova outlook.png|cap|miniatura|669x669px]]
-En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).
- [[Fitxer:2024-11-15 12 09 00-Clipboard.png|cap|miniatura]]
+En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).[[Fitxer:2024-11-15 12 09 00-Clipboard.png|cap|miniatura]]
-Això ens mostra una llista de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Si hi ha algun assistent que no pot, se'ns marca en vermell i si ens posem a sobre en veurem el  nom. Alerta! Si tenim activat el selector Hores de reunions, només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.
+Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzador podem seleccionar d'aquesta llista les propostes per enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.
-TRANSFORMAR LA SEGÜENT IMATGE EN DUES (proposo...)
 [[Fitxer:2024-11-15 10 43 08-Clipboard.png|cap|miniatura|420x420px]]
-Cal marcar les propostes que volem incloure en el sondeig
+En aquesta llista podrem veure si les persones convidades estan disponibles (en verd) o no (en vermell). En aquest cas, la persona convidada està disponible a l'hora proposada, així que ens surt en verd.
-Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i les marquem per afegir-les al sondeig.
-Per acabar cliquem el botó "Següent".
+[[Fitxer:2024-11-20 12 50 22-Clipboard.png|cap|miniatura]]
-Ara se'ns obre una vista previa amb el dia que hem escollit, el dia, i si es per MS Teams o no.
+En canvi, en aquesta imatge, veiem com la persona no està disponible, així que haurem de canviar de dia.[[Fitxer:2024-11-20 12 52 19-Clipboard.png|cap|miniatura]]
-A la pestanya d'abaix, anomenada " Configuració de l'enquesta"  podem configurar diversos paràmetres  importants sobre la reunió, com la possibilitat de: "Planifica quan els assistents arriben a un consens" (1)  "Manten les hores seleccionades al meu calendari" (2)  "Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta" (3)  " Solicita als assistents que verifiquin la seva identitat" (4)  "Bloqueja 'enquesta per als assistents"  (5)
+Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i marquem-ho per afegir noves opcions al sondeig.
-[[Fitxer:2024-11-18 09 29 10-Clipboard.png|cap|miniatura]]
-Seguidament hem de fer click a "Crea una enquesta"
+Mitjançant el botó "Següent" se'ns obre una vista prèvia amb el dia, les hores, i si és per MS Teams o no.[[Fitxer:Image hores.png|cap|miniatura]]
-Molt important! A la mateixa pagina s'ens obre una pestanya on podem veure una altra vista previa del sondeig de planificació, pero molt mes completa.  Hem de seleccionar el botó "Mostrar detalls de l'ensquesta"
-[[Fitxer:Imageaa.png|cap|miniatura|338x338px]]
-[[Fitxer:2024-11-18 09 56 04-Clipboard.png|cap|miniatura|541x541px]]
+Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem triar diverses opcions:
-Aqui podem consultar diferents apartats com la durada, qui ha votat a cada resultat, la possibilitat de canviar de dia, afegir un canvi de dia, o inclús afegir diferents participants.
+# Planifica quan els assistents arriben a un consens
+# Mantén les hores seleccionades al meu calendari
+# Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta
+# Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat Amb aquesta opció, a l'hora de votar, cal fer servir un codi que s'envia al correu.
+# Bloqueja l'enquesta per als assistents
+[[Fitxer:2024-11-18 09 29 10-Clipboard d.png|cap|miniatura]]
-S'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar al participant/participants. Conjuntament, tambe podem afegir una fotografia o qualsevol arxiu que nosaltres volguem.  Seguidament seleccionem el botó "enviar".
+Mitjançant el botó "Crea una enquesta" s'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar als participants. Podem afegir una imatge o arxiu,  que nosaltres vulguem.  Seguidament seleccionem el botó "Envia".
 [[Fitxer:2024-11-12 13 09 23-Clipboard.png|cap|miniatura|475x475px]]
+Un cop enviat el sondeig de planificació, els participants podran triar "Vota".[[Fitxer:2024-11-18 10 06 33-Clipboard.png|cap|miniatura|499x499px]]
+Cal emplenar les preferències i "Vota".
-Un cop enviat el sondeig de planificació al correu electronic seleccionat, el participant ha de votar entre les opcions a escollir.
+[[Fitxer:2024-11-21 11 57 29-Clipboard.png|cap|miniatura|488x488px]]
-[[Fitxer:2024-11-18 10 06 33-Clipboard.png|cap|miniatura|499x499px]]
+L'organitzador rep un correu, on pot consultar les respostes ja enviades.
-Un cop li hem fet click, s'ens obre una pestanya amb les diferents respostes, on el participant ha de escollir quan prefereix la reunió. Quan hem acabat, li donem a "vota"
+[[Fitxer:Votació ddd.png|cap|miniatura|389x389px]]
-[[Fitxer:2024-11-18 10 26 35-Clipboard f.png|cap|miniatura|486x486px]]
-QUÈ PASSA UNA VEGADA S'HA ENVIAT? COM HO VEUEN ELS QUE L'HAN REBUDA? I L'ORGANITZADOR?
+Quan finalment s'ha arribat a un consens, l'organitzador rep automàticament un correu electrònic avisant que s'ha planificat una reunió i que s'ha avisat als participants.
-COM ES CONFIRMA LA CITA?
+[[Fitxer:Consens!!.png|cap|miniatura|420x420px]]
 === Altres informacions i ajudes d'interès ===
-[https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-sondeo-de-programación-34176e59-c87a-4a19-85a4-bb35050ace02 MS Outlook  té un tutorial on expliquen d'una manera molt senzilla com crear un sondeig]
+Microsoft ens ofereix un tutorial sobre [https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-sondeo-de-programaci%C3%B3n-34176e59-c87a-4a19-85a4-bb35050ace02 com crear un sondeig] (en espanyol, amb captures de pantalla en anglès).

Sondeig de planificació amb MS Outlook: diferència entre les revisions

De Recursos docents

Revisió de 18:52, 17 des 2024

Què és

Com es configura

Altres informacions i ajudes d'interès