Accions

Sondeig de planificació amb MS Outlook: diferència entre les revisions

De Recursos docents

Cap resum de modificació
Cap resum de modificació
 
(20 revisions intermèdies per 3 usuaris que no es mostren)
Línia 1: Línia 1:
{{Template:O365}}
=== Què és ===
=== Què és ===
[[Fitxer:Image b.png|esquerra|97x97px]]
[[Fitxer:Image b.png|esquerra|97x97px]]
Línia 5: Línia 6:
El sondeig  de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.
El sondeig  de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.


Cal tenir en compte que per a que funcioni correctament cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari.
Perquè funcioni correctament, cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari. Si és així, el procés de conciliació d'agendes es pot optimitzar. Si no és així, pot ser igualment útil fer servir una eina menys integrada i més senzilla, com és [[Framadate]]. No es recomana fer servir el programa comercial Doodle (per la publicitat incorporada i el risc de fuita de dades personals).  


=== Com es configura ===
=== Com es configura ===
Tant si fem servir el correu electrònic en línia com en local, cal situar-nos en el calendari.[[Fitxer:2024-11-12 11 57 53-Clipboard.png|cap|miniatura]]


Podem fer servir Outlook d'escriptori  la versió web. En aquesta pàgina veurem com fer-ho amb la versió web.
Cal situar-nos en el calendari.
[[Fitxer:Calendari.png|center|miniatura]]
Creem un "esdeveniment nou".  
Creem un "esdeveniment nou".  


[[Fitxer:Clipchamp.png|cap|miniatura|533x533px]]
[[Fitxer:Clipchamp.png|cap|miniatura|533x533px]]


En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar la durada (1), convidar als participants (2), indicar una repetició (3), si la reunió serà en línia (4) i també fer un sondeig de planificació (5).
En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).
[[Fitxer:2024-11-15 10 34 01-Clipboard.png|cap|miniatura|629x629px]]
[[Fitxer:Imatge prova outlook.png|cap|miniatura|669x669px]]


En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).[[Fitxer:2024-11-15 12 09 00-Clipboard.png|cap|miniatura]]


Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzador podem seleccionar d'aquesta llista les propostes per enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.


En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).
[[Fitxer:2024-11-15 10 43 08-Clipboard.png|cap|miniatura|420x420px]]
En aquesta llista podrem veure si les persones convidades estan disponibles (en verd) o no (en vermell). En aquest cas, la persona convidada està disponible a l'hora proposada, així que ens surt en verd.


[[Fitxer:2024-11-15 12 09 00-Clipboard.png|cap|miniatura]]
[[Fitxer:2024-11-20 12 50 22-Clipboard.png|cap|miniatura]]


En canvi, en aquesta imatge, veiem com la persona no està disponible, així que haurem de canviar de dia.[[Fitxer:2024-11-20 12 52 19-Clipboard.png|cap|miniatura]]


Això ens mostra una llista de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Si hi ha algun assistent que no pot, se'ns marca en vermell i si ens posem a sobre en veurem el  nom. Alerta! Si tenim activat el selector Hores de reunions, només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.


TRANSFORMAR LA SEGÜENT IMATGE EN DUES (proposo...)
[[Fitxer:2024-11-15 10 43 08-Clipboard.png|cap|miniatura|420x420px]]
Cal marcar les propostes que volem incloure en el sondeig


Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i les marquem per afegir-les al sondeig.
Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i marquem-ho per afegir noves opcions al sondeig.


Per acabar cliquem el botó "Següent".
Mitjançant el botó "Següent" se'ns obre una vista prèvia amb el dia, les hores, i si és per MS Teams o no.[[Fitxer:Image hores.png|cap|miniatura]] 






Ara se'ns obre una vista previa amb el dia que hem escollit, el dia, i si es per MS Teams o no.
Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem triar diverses opcions:


# Planifica quan els assistents arriben a un consens
# Mantén les hores seleccionades al meu calendari
# Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta
# Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat Amb aquesta opció, a l'hora de votar, cal fer servir un codi que s'envia al correu.
# Bloqueja l'enquesta per als assistents


[[Fitxer:2024-11-18 09 29 10-Clipboard d.png|cap|miniatura]]


A la pestanya d'abaix, anomenada " Configuració de l'enquesta" podem configurar diversos paràmetres  importants sobre la reunió, com la possibilitat de: "Planifica quan els assistents arriben a un consens" (1)  "Manten les hores seleccionades al meu calendari" (2)  "Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta" (3) " Solicita als assistents que verifiquin la seva identitat" (4) "Bloqueja 'enquesta per als assistents" (5)    
Mitjançant el botó "Crea una enquesta" s'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar als participants. Podem afegir una imatge o arxiu, que nosaltres vulguem. Seguidament seleccionem el botó "Envia".    
[[Fitxer:2024-11-18 09 29 10-Clipboard.png|cap|miniatura]]


Seguidament hem de fer click a "Crea una enquesta"
[[Fitxer:2024-11-12 13 09 23-Clipboard.png|cap|miniatura|475x475px]]


Molt important! A la mateixa pagina s'ens obre una pestanya on podem veure una altra vista previa del sondeig de planificació, pero molt mes completa. Aqui podem consultar diferents apartats com la durada, qui ha votat a cada resultat, o inclús un canvi de dia
Un cop enviat el sondeig de planificació, els participants podran triar "Vota".[[Fitxer:2024-11-18 10 06 33-Clipboard.png|cap|miniatura|499x499px]]


[[Fitxer:Imageaa.png|cap|miniatura|338x338px]]
Cal emplenar les preferències i "Vota".


[[Fitxer:2024-11-21 11 57 29-Clipboard.png|cap|miniatura|488x488px]]


S'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar al participant/participants. Conjuntament, tambe podem afegir una fotografia o qualsevol arxiu que nosaltres volguem.  Seguidament seleccionem el botó "enviar".
L'organitzador rep un correu, on pot consultar les respostes ja enviades.
 
[[Fitxer:2024-11-12 13 09 23-Clipboard.png|cap|miniatura|475x475px]]
 


[[Fitxer:Votació ddd.png|cap|miniatura|389x389px]]


QUÈ PASSA UNA VEGADA S'HA ENVIAT? COM HO VEUEN ELS QUE L'HAN REBUDA? I L'ORGANITZADOR?
Quan finalment s'ha arribat a un consens, l'organitzador rep automàticament un correu electrònic avisant que s'ha planificat una reunió i que s'ha avisat als participants.


COM ES CONFIRMA LA CITA?
[[Fitxer:Consens!!.png|cap|miniatura|420x420px]]


=== Altres informacions i ajudes d'interès ===
=== Altres informacions i ajudes d'interès ===
[https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-sondeo-de-programación-34176e59-c87a-4a19-85a4-bb35050ace02 MS Outlook  té un tutorial on expliquen d'una manera molt senzilla com crear un sondeig]
Microsoft ens ofereix un tutorial sobre [https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-sondeo-de-programaci%C3%B3n-34176e59-c87a-4a19-85a4-bb35050ace02 com crear un sondeig] (en espanyol, amb captures de pantalla en anglès).

Revisió de 18:52, 17 des 2024

Què és

Image b.png

Quan hem d'organitzar una reunió, un dels reptes és acordar el dia i hora més adequat per a tots els assistents.

El sondeig de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.

Perquè funcioni correctament, cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari. Si és així, el procés de conciliació d'agendes es pot optimitzar. Si no és així, pot ser igualment útil fer servir una eina menys integrada i més senzilla, com és Framadate. No es recomana fer servir el programa comercial Doodle (per la publicitat incorporada i el risc de fuita de dades personals).

Com es configura

Podem fer servir Outlook d'escriptori la versió web. En aquesta pàgina veurem com fer-ho amb la versió web.

Cal situar-nos en el calendari.

Calendari.png

Creem un "esdeveniment nou".

Clipchamp.png

En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).

Imatge prova outlook.png

En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).

2024-11-15 12 09 00-Clipboard.png

Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzador podem seleccionar d'aquesta llista les propostes per enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.

2024-11-15 10 43 08-Clipboard.png

En aquesta llista podrem veure si les persones convidades estan disponibles (en verd) o no (en vermell). En aquest cas, la persona convidada està disponible a l'hora proposada, així que ens surt en verd.

2024-11-20 12 50 22-Clipboard.png

En canvi, en aquesta imatge, veiem com la persona no està disponible, així que haurem de canviar de dia.

2024-11-20 12 52 19-Clipboard.png


Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i marquem-ho per afegir noves opcions al sondeig.

Mitjançant el botó "Següent" se'ns obre una vista prèvia amb el dia, les hores, i si és per MS Teams o no.

Image hores.png


Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem triar diverses opcions:

  1. Planifica quan els assistents arriben a un consens
  2. Mantén les hores seleccionades al meu calendari
  3. Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta
  4. Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat Amb aquesta opció, a l'hora de votar, cal fer servir un codi que s'envia al correu.
  5. Bloqueja l'enquesta per als assistents
2024-11-18 09 29 10-Clipboard d.png

Mitjançant el botó "Crea una enquesta" s'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar als participants. Podem afegir una imatge o arxiu, que nosaltres vulguem. Seguidament seleccionem el botó "Envia".

2024-11-12 13 09 23-Clipboard.png

Un cop enviat el sondeig de planificació, els participants podran triar "Vota".

2024-11-18 10 06 33-Clipboard.png

Cal emplenar les preferències i "Vota".

2024-11-21 11 57 29-Clipboard.png

L'organitzador rep un correu, on pot consultar les respostes ja enviades.

Votació ddd.png

Quan finalment s'ha arribat a un consens, l'organitzador rep automàticament un correu electrònic avisant que s'ha planificat una reunió i que s'ha avisat als participants.

Consens!!.png

Altres informacions i ajudes d'interès

Microsoft ens ofereix un tutorial sobre com crear un sondeig (en espanyol, amb captures de pantalla en anglès).