Sondeig de planificació amb MS Outlook

O365

• Què és Microsoft 365
• Què és MS Teams
  • Les reunions
  • Crear una reunió
  • Configurar una reunió
  • Eines i recursos
  • Enquestes
  • Informes i enregistraments
  • Enregistraments a Medial
  • Enregistrar material
  • Bones pràctiques
• Correcció amb MS Word
• MS OneDrive
• MS Stream
• MS Flip
• Planificació de reunions

Què és

Quan hem d'organitzar una reunió, un dels reptes és acordar el dia i hora més adequat per a tots els assistents.

El sondeig de planificació d'MS Outlook permet a l'organitzador d'una reunió fer diferents propostes, compartir-les amb els convocats i que aquests marquin les seves preferències.

Perquè funcioni correctament, cada convocat hauria de tenir ben configurat i actualitzat el seu calendari. Si és així, el procés de conciliació d'agendes es pot optimitzar. Si no és així, pot ser igualment útil fer servir una eina menys integrada i més senzilla, com és Framadate. No es recomana fer servir el programa comercial Doodle (per la publicitat incorporada i el risc de fuita de dades personals).

Com es configura

Podem fer servir Outlook d'escriptori la versió web. En aquesta pàgina veurem com fer-ho amb la versió web.

Cal situar-nos en el calendari.

Creem un "esdeveniment nou".

En la configuració de l'esdeveniment es pot indicar: el títol de la reunió (1), si la reunió es via MS Teams (2), les persones convidades (3), la data de la reunió i la seva durada (4), si volem que sigui periódica (5), si la reunió es presencial o no (6), si es per Zoom (7), i finalment podem fer el sondeig de planificació (8).

En el sondeig es pot modificar, si cal, el fus horari (1), indicar la durada de la reunió (2) i el dia proposat (3).

Amb aquestes condicions, es genera una llista de propostes a partir de les disponibilitats dels assistents per fer una reunió d'aquella durada aquell dia. Com a organitzador podem seleccionar d'aquesta llista les propostes per enviar. Alerta! Si tenim activat el selector "Hores de reunions", només se'ns mostrarà la disponibilitat dels convocats que ells hagin identificat com el seu horari per fer reunions.

En aquesta llista podrem veure si les persones convidades estan disponibles (en verd) o no (en vermell). En aquest cas, la persona convidada està disponible a l'hora proposada, així que ens surt en verd.

En canvi, en aquesta imatge, veiem com la persona no està disponible, així que haurem de canviar de dia.

Si volem afegir propostes d'un altre dia, canviem el dia en el camp corresponent i marquem-ho per afegir noves opcions al sondeig.

Mitjançant el botó "Següent" se'ns obre una vista prèvia amb el dia, les hores, i si és per MS Teams o no.

Si despleguem "Configuració de l'enquesta" podem triar diverses opcions:

1. Planifica quan els assistents arriben a un consens
2. Mantén les hores seleccionades al meu calendari
3. Notifica'm les actualitzacions de l'enquesta
4. Sol·licita als assistents que verifiquin la seva identitat Amb aquesta opció, a l'hora de votar, cal fer servir un codi que s'envia al correu.
5. Bloqueja l'enquesta per als assistents

Mitjançant el botó "Crea una enquesta" s'obre un correu electrònic amb l'enquesta preparada per enviar als participants. Podem afegir una imatge o arxiu, que nosaltres vulguem. Seguidament seleccionem el botó "Envia".

Un cop enviat el sondeig de planificació, els participants podran triar "Vota".

Cal emplenar les preferències i "Vota".

L'organitzador rep un correu, on pot consultar les respostes ja enviades.

Quan finalment s'ha arribat a un consens, l'organitzador rep automàticament un correu electrònic avisant que s'ha planificat una reunió i que s'ha avisat als participants.

Altres informacions i ajudes d'interès

Microsoft ens ofereix un tutorial sobre com crear un sondeig (en espanyol, amb captures de pantalla en anglès).