Com crear una reunió d'MS Teams
De Recursos docents
Les reunions de MS Teams inclouen ús compartit de pantalla, àudio i vídeo. No cal ser membre de l'organització (ni tan sols tenir un compte de MS Teams) per unir-se a una reunió, només cal que els facilitis l'enllaç o els afegeixis com a assistents a la reunió (correu electrònic) i rebran un correu amb la invitació. Tot i que es pot triar si unir-se directament des del navegador o descarregar l'aplicació d'escriptori, recomanem instal·lar l’aplicació a l'ordinador ja que el funcionament és millor. Si ja es disposa de l'aplicació d'escriptori la reunió s'obrirà automàticament.
Programar una reunió
Hi ha diferents maneres de programar una reunió de MS Teams:
- Des del xat individual o grupal: sota el quadre on escrius un missatge nou hi ha la icona de planificar una reunió per programar una reunió amb les persones del xat. No podeu programar una reunió des d'un xat de reunió.
- Des del calendari: el calendari de MS Teams i el calendari de l'Outlook estan connectats, per tan quan programis una nova reunió a l'Outlook es mostrarà a MS Teams i viceversa. Cal tenir en compte que totes les reunions programades des del calendari de Teams es converteixen automàticament en una reunió en línia, en canvi si la reunió la programes des del calendari de l'Outlook cal activar el botó "Reunió de MS Teams".
En tots els casos podem utilitzar l'Auxiliar de planificació per trobar l'hora adequada per a tots els assistents a la reunió. Ens permet veure les zones horàries, les programacions i la disponibilitat dels assistents durant els diferents intervals horaris. Les àrees ombrejades es mostren quan els assistents estan ocupats o tenen reunions provisionals. Les àrees en blanc mostren quan els assistents estan lliures. Un cop seleccionat l'horari de la reunió seleccioneu "Desa" per tancar el formulari de programació i convidar els assistents a la reunió.
Es recomana revisar les opcions de la reunió per valorar si cal modificar els permisos establerts per defecte i les opcions de configuració de la reunió. En cas que no ho haguem fet prèviament podrem modificar alguns permisos durant la reunió.
- Si programeu la reunió des del calendari o xat de MS Teams les opcions de la reunió apareixen a la banda dreta de la finestra de programació de la reunió.
- Si programeu la reunió des del calendari de l'Outlook primer haureu de crear la reunió i un cop programada obrir l'esdeveniment. A baix de tot de la finestra amb els detalls de la reunió seleccioneu "Opcions de la reunió".
Consulteu l'entrada Opcions de configuració de la reunió amb MS Teams per veure els permisos establerts per defecte i les opcions de configuració que teniu.
En cas que ho considereu oportú, des del calendari de MS Teams podeu programar una reunió amb registre enlloc d'enviar invitacions a reunions que continguin l'enllaç "Unir-se a la reunió". Per fer-ho haureu de seleccionar "Requerir registre", personalitzar el formulari de registre i copiar i enviar (o publicar) l'enllaç de registre. Consulteu com Programar una reunió de MS Teams amb registre (Microsoft).
Què són
Les reunions de MS Teams són trobades síncrones en línia amb gent que es connecta des de diferents llocs i que inclouen l'ús compartit de pantalla, àudio i vídeo.
Consideracions inicials:
- Si convoquem una reunió amb membre de la nostra organització, els trobarem amb la mateixa facilitat que quan convoquem reunions presencials, perquè formen part del nostre directori.
- No cal ser membre de la mateixa organització (ni tan sols tenir un compte de MS Teams) per participar en una reunió:
- es pot facilitat l'enllaç de la reunió una vegada creada, o
- es pot afegir com a assistents a una reunió a partir del seu correu electrònic: d'aquesta manera els convidats rebran un correu amb la invitació.
- Per unir-se a una reunió, es pot fer des del navegador o des de l'aplicació d'escriptori (recomanem instal·lar l’aplicació a l'ordinador ja que el funcionament és millor).
- Si ja es disposa de l'aplicació d'escriptori la reunió s'obrirà automàticament quan cliquem en la cita sobre el nostre calendari.
Programar una reunió
Hi ha diferents maneres de programar una reunió de MS Teams: des d'un xat, des del calendari de MS Teams i des del calendari de Microsoft Outlook.
Des d'un xat
En un xat individual o grupal, sota el quadre on escrius un missatge nou hi ha la icona per programar una reunió amb les persones del xat.
No podeu programar una reunió des d'un xat de reunió.
Calendari de MS Teams
Cal situar-se en l'apartat del calendari de MS Teams...
Captura
... i clicar Nueva reunion.
Captura
En la configuració de la reunió pots... i accedir a les opcions de configuració (enllaç a la pàgina d'opcions de configuració)
Captura
Calendari de MS Outlook
Des de MS Outlook es pot programar una reunió que sigui de MS Teams directament...
Captura
... o bé programar una reunió i des de la configuració d'aquesta indicar que serà d'MS Teams.
Captura
El calendari de l'Outlook estan connectats, per tan quan programis una nova reunió de MS Teams a través de MS Outlook es mostrarà a MS Teams i viceversa.
Auxiliar de planificació
En tots els casos podem utilitzar l'Auxiliar de planificació per trobar l'hora adequada per a tots els assistents a la reunió.
Captura dels botons per accedir-hi (Asistente i Auxiliar)
Ens permet veure les zones horàries, les programacions i la disponibilitat dels assistents durant els diferents intervals horaris. Les àrees ombrejades es mostren quan els assistents estan ocupats o tenen reunions provisionals. Les àrees en blanc mostren quan els assistents estan lliures.
Captura de la interfície
Un cop seleccionat l'horari de la reunió seleccioneu "Desa" per tancar el formulari de programació i convidar els assistents a la reunió.
Opcions de la reunió
Es recomana revisar les opcions de la reunió per valorar si cal modificar els permisos establerts per defecte i les opcions de configuració de la reunió.
En cas que no ho haguem fet prèviament podrem modificar alguns permisos durant la reunió.
Des de MS Teams
Si programeu la reunió des del calendari o xat de MS Teams les opcions de la reunió apareixen a la banda dreta de la finestra de programació de la reunió.
Des de MS Outlook
Si programeu la reunió des del calendari de l'Outlook primer haureu de crear la reunió i un cop programada obrir l'esdeveniment.
A baix de tot de la finestra amb els detalls de la reunió seleccioneu "Opcions de la reunió".
Consulteu l'entrada Opcions de configuració de la reunió amb MS Teams per veure els permisos establerts per defecte i les opcions de configuració que teniu.
Sol·licitar registre previ
En cas que ho considereu oportú, des del calendari de MS Teams podeu programar una reunió amb registre enlloc d'enviar invitacions a reunions que continguin
l'enllaç "Unir-se a la reunió". Per fer-ho haureu de seleccionar "Requerir registre", personalitzar el formulari de registre i copiar i enviar (o publicar) l'enllaç de registre.
Captura
Consulteu com Programar una reunió de MS Teams amb registre (Microsoft) per veure el pas a pas detallat.