Com crear una reunió d'MS Teams
De Recursos docents
Què són
Les reunions de MS Teams són trobades síncrones en línia amb gent que es connecta des de diferents llocs i que inclouen l'ús compartit de pantalla, àudio i vídeo.
Consideracions inicials:
- Si convoquem una reunió amb membres de la nostra organització, els trobarem amb la mateixa facilitat que quan convoquem reunions presencials, perquè formen part del nostre directori.
- No cal ser membres de la mateixa organització (ni tan sols tenir un compte de MS Teams) per participar en una reunió:
- es pot facilitat l'enllaç de la reunió una vegada creada, o
- es pot afegir com a assistents a una reunió a partir del seu correu electrònic: d'aquesta manera els convidats rebran un correu amb la invitació.
- Per unir-se a una reunió només cal clicar l'enllaç que ens han enviat o el que trobarem a la invitació rebuda "Feu clic aquí per unir-vos a la reunió". Un cop fet s'obrirà una finestra nova on es pot triar entre unir-se a MS Teams des de la web o descarregar l'aplicació d'escriptori (recomanem instal·lar l’aplicació a l'ordinador ja que el funcionament és millor).
- Si ja es disposa de l'aplicació d'escriptori la reunió s'obrirà automàticament quan cliquem l'enllaç corresponent.
Programar una reunió
Hi ha diferents maneres de programar una reunió de MS Teams: des d'un xat, des del calendari de MS Teams i des del calendari de Microsoft Outlook.
Xat
En un xat individual o grupal, sota el quadre on escrius un missatge nou hi ha la icona per programar una reunió amb les persones del xat.
No es pot programar una reunió des d'un xat de reunió.
Calendari de MS Teams
Cal situar-se en l'apartat del calendari de MS Teams de l'aplicació d'escriptori i seleccionar Reunió nova de la part superior dreta de la pantalla. S'obrirà una finestra nova on especificar els detalls de la reunió i les opcions de la reunió.
Calendari de MS Outlook
Cal obrir el calendari de l'Outlook i crear un Esdeveniment nou de la part superior esquerra de la pantalla.
S'obrirà una finestra nova on especificar els detalls de la reunió i habilitar que la reunió sigui de MS Teams.
Si disposem de l'aplicació d'escriptori de l'Outlook, quan obrim el calendari a la part superior de la pantalla ens apareixerà aquesta icona des d'on podrem programar que la reunió sigui de MS Teams directament.
El calendari de MS Teams i el calendari de l'Outlook estan connectats, per tan quan programem una nova reunió de MS Teams a través de MS Outlook es mostrarà a MS Teams i viceversa.
Auxiliar de planificació
En tots els casos quan programem una reunió nova podem utilitzar l'Auxiliar de planificació que ens permet veure les zones horàries, les programacions i la disponibilitat dels assistents durant els diferents intervals horaris. Les àrees ombrejades es mostren quan els assistents estan ocupats o tenen reunions provisionals. Les àrees en blanc mostren quan els assistents estan lliures.
Opcions de la reunió
Es recomana revisar les opcions de la reunió per valorar si cal modificar els permisos establerts per defecte i les opcions de configuració de la reunió.
En cas que no ho haguem fet prèviament podrem modificar alguns permisos durant la reunió.
Des de MS Teams
Si creem una Reunió nova des del calendari o xat de MS Teams les opcions de la reunió ens apareixen a la banda dreta de la finestra on especifiquem els detalls de la reunió (títol de la reunió, assistents, dia i hora, entre d'altres).
Des de MS Outlook
Si programem la reunió des del calendari de l'Outlook primer cal crear la reunió i un cop programada obrir l'esdeveniment.
A baix de tot de la finestra amb els detalls de la reunió cal seleccionar "Opcions de la reunió".
Consulteu l'entrada Opcions de configuració de la reunió amb MS Teams per veure els permisos establerts per defecte i les opcions de configuració que teniu.
Sol·licitar registre previ
En cas que es consideri oportú, des del calendari de MS Teams es pot programar una reunió amb registre previ, enlloc d'enviar invitacions a reunions que continguin
l'enllaç "Unir-se a la reunió". Per fer-ho cal seleccionar "Requerir registre", personalitzar el formulari i copiar i enviar (o publicar) l'enllaç de registre.
Consulteu com Programar una reunió de MS Teams amb registre (Microsoft) per veure el pas a pas detallat.