Opcions de configuració de la reunió amb MS Teams

O365

• Què és Microsoft 365
• Què és MS Teams
  • Les reunions
  • Crear una reunió
  • Configurar una reunió
  • Eines i recursos
  • Enquestes
  • Informes i enregistraments
  • Enregistraments a Medial
  • Enregistrar material
  • Bones pràctiques
• Correcció amb MS Word
• MS OneDrive
• MS Stream
• MS Flip

Què són

Les opcions d'una reunió de MS Teams inclouen diverses qüestions que condicionen el desenvolupament de la sessió, entre elles els permisos que tindran els/les assistents.

Si la reunió s'ha programat des de MS Teams directament, es poden configurar en el moment de crear-la o bé es pot tornar a entrar en la convocatòria.

Si s'ha programat amb MS Outlook, cal tornar a entrar a la convocatòria per editar-les clicant Opcions de la reunió.

Es recomana consultar-les abans de començar la reunió per valorar si cal modificar-les, tot i que també es poden fer canvis durant la reunió.

Què es pot fer

Es pot:

1. Habilitar la sala d'espera de la reunió per un conjunt de persones. Aquesta evita que els participants s'uneixin a una reunió fins que un organitzador, un co-organitzador o un moderador els admeti. En el cas de crear una reunió de MS Teams oberta, sense especificar els participants o crear enllaços genèrics, recomanem activar la sala d'espera i limitar qui pot presentar (5). Consulteu les diferents opcions i recomanacions de Microsoft.
2. Permetre que qualsevol persona que s'uneixi a la reunió per telèfon pugui entrar sense passar per la sala d'espera.
3. Activar el seguiment de qui s'uneix o surt de la reunió.
4. Afegir co-organitzadors (màxim 10) per tenir més ajuda a l'hora d'administrar la reunió. Cal tenir en compte que:
   • han de ser assistents obligatoris de la reunió
   • tenen els mateixos privilegis que els organitzadors excepte administrar la gravació de la reunió i treure o modificar el rol de l'organitzador de la reunió
   • els usuaris externs no poden ser co-organitzadors
   • per poder administrar sales per a grups petits han de ser de la mateixa organització que l'organitzador de la reunió.
5. Limitar el permís de compartir pantalla segons els rols dels assistents. Consulteu el detall dels rols en una reunió de MS Teams (Microsoft).
6. Deshabilitar que els assistents utilitzin el micròfon. Un cop a dins de la reunió es pot modificar des de la icona de participants, busuquem el nom de la persona i cliquem sobre els tres punts suspensius.
7. Deshabilitar que els assistents utilitzin la càmera.
8. Activar l’enregistriment automàtic de la sessió en iniciar-se aquesta.
   • la gravació es comparteix al xat de la reunió per defecte
   • si es vol enregistrar però no es vol compartir cal que l’organitzador elimini els permisos a través de l'enregistrament allotjat a l'MS OneDrive o SharePoint.
9. Habilitar el xat durant i/o després de la reunió. Recomanem restringir el xat només durant la reunió per evitar tenir un altre canal de comunicació amb els participants.

10. Habilitar un canal de preguntes i respostes, anònimes o no, que pot ser moderat. Consulteu les diferents opcions i recomanacions de Microsoft.

11. Permetre l'ús de les reaccions per als assistents de la reunió.

12. Activar la interpretació lingüística. Cal:

• definir la llengua d’origen i la de destinació
• el/la intèrpret professional ha de ser una/a assistents obligatoris a la reunió.

Si programeu la reunió des del calendari MS Outlook podreu, a més, habilitar l'informe d'assistència de la reunió per veure detalls com el temps de connexió dels assistents o durada de la reunió, entre d'altres. Això us permetrà generar, veure i descarregar l'informe. En les reunions programades per MS Teams aquesta opció ve per defecte.